Chuyên viên Hành chính - Lễ tân

1. Mô tả công việc:

a) Lễ tân:

–  Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển cuộc gọi đến các phòng ban, ghi nhận thông tin từ khách hàng nhắn lại. Gọi điện thoại ra ngoài theo yêu cầu khi có dự án hoặc công việc được Ban lãnh đạo giao phó.

–  Hướng dẫn khách đến liên lạc công tác.

–  Thực hiện liên lạc đặt vé máy bay, tàu hoả, grab, taxi và các phương tiện khác cho CBCNV theo quy trình và quy định khi có yêu cầu.

–  Quản lý các phương tiện vật dụng như máy in, máy fax, tổng đài điện thoại, báo chí…

b).Văn thư:

–  Công văn đến: Nhận và đóng dấu kiểm soát công văn đến các loại và chuyển Lãnh đạo phê duyệt, chuyển các phòng – cá nhân theo bút duyệt.

–  Chuyển theo yêu cầu của người gửi (tên/ phòng ban) nếu thư cá nhân.

–  Công ăn đi: Fax/ thư: Theo yêu cầu của các phòng ban.

–  Lưu: Tuỳ từng loại công văn lưu hay trả về các phòng lưu.

–  Theo dõi công văn đến đến nơi đúng thời gian cần, liên lạc người nhận gấp nếu có yêu cầu (giao dịch bằng điện thoại)

–  Lưu – photo cung cấp các biểu mẫu giấy tờ, hướng dẫn CBCNV điền vào các mẫu theo quy định công ty

–  Chấm công nội bộ khối văn phòng.

- Công văn nội bộ: Kiểm tra thể thức văn bản theo quy định Vào sổ công văn, cho số, ngày tháng theo đúng trình tự Đóng dấu theo đúng quy định Quản lý con dấu, chức danh, tên cá nhân theo chế độ bảo mật

(Thường xuyên cập nhật văn bản, quy định của cơ quan quản lý nhà nước về quản lý và sử dụng con dấu, quản lý lưu trữ văn bản công văn)

- Phối hợp với bộ phận hành chính tổ chức đón tiếp khách/đoàn khách theo nghi lễ trang trọng. Trả lời, phúc đáp thư mời họp, sự kiện của cơ quan, đối tác trong và ngoài ngành.

- Hỗ trợ các công việc hành chính và các công việc được Lãnh đạo đơn vị giao phó.

-  Phối hợp với các CBCNV có liên quan để giải quyết các công việc theo trình tự, thủ tục quy định.

-  Giao dịch với các đơn vị, tổ chức kinh tế, cơ quan chức năng để giải quyết các công việc liên quan đến phần đảm nhiệm.

 

2. Số lượng: 01 nhân sự.

3. Kinh nghiệm: có ít nhất 1 năm kinh nghiệm

4. Thời gian nhận hồ sơ: Từ 1/3/2021


 
Top